Training Management Software inklusive Lernerfolgskontrolle

TRAINING MANAGEMENT

Die DHC VISION TRAINING Lösung digitalisiert alle Trainingsphasen von der Planung bis hin zur Nachverfolgung der Trainingsmaßnahmen. Trainings zu bestimmten Themen wie Hygiene oder von Dokumenten wie SOP`s. Durch die optionale Lernerfolgskontrolle am Ende der „Closed Loop“-Prozesse setzt DHC VISION neue Maßstäbe bei der Sicherung der Qualität und „regulatory Compliance“.

Training

Speziell in hochregulierten Branchen sind Trainings und Qualifikationsmaßnahmen nachvollziehbar zu planen, durchzuführen und zu dokumentieren. Auch Trainingsergebnisse sind im Detail überprüfbar zu speichern. Zur Sicherstellung der Einhaltung geltender Regularien dokumentiert DHC VISION alle Zustandsänderungen über den gesamten Prozess hinaus. Flächendeckend werden alle Aktivitäten nachvollziehbar und kontrollierbar. Digitale Mitarbeitertrainings mit Best-Practice-Workflows machen dies möglich. Im Ergebnis erhöht dies die Transparenz über den Trainingsstatus, den Mitarbeiter bei bestimmten Trainingsgegenständen (bspw. SOP`s oder Themen) erreicht haben. Lücken, bei denen noch Schulungen eingeleitet werden müssen, werden ersichtlich.

Behörden und Regulierungsorganisationen, wie EMA oder FDA, fordern darüber hinaus die detaillierte Dokumentation der Trainingsergebnisse; den Nachweis über die Ergebnisse von Schulungen. Hierfür steht die optionale DHC VISION Lernerfolgskontrolle. Über differenzierte Tests ermitteln Sie einfach das Verständnis von Trainingsinhalten. Durch Testfragen und -aufgaben unterschiedlichen Typs; auch in Kombination mit multimedialen Elementen. So lässt sich das Verständnis (bspw. einer Anweisung) überprüfen; die erfolgreiche Anwendung in der Praxis kann besser abgeschätzt werden. Interaktive Online-Tests spielen eine maßgebliche Rolle in Trainings- und Zertifizierungsworkflows.

Eindrucksvolle Funktionalität

Trainingsplanung und Schulung

  • Zuweisung relevanter Trainingsinhalte über Trainingsbereiche und Trainingsprofile
  • Flexible Zielgruppendefinition
  • Automatischer Start digitaler Trainings
  • Adaptive Planung von Präsenztrainings und Trainingseinheiten
  • Generierung Mitarbeiter-Maßnahmen-Matrix
  • Automatische Erstellung von Skillsets pro Trainingsprofil
  • Visualisierung zusätzlichen Trainingsbedarfs und aktuellen Trainingsstatus
  • Intelligente Berechnung von Re-Qualifizierungen und automatische Vorlage
  • Nutzung vordefinierter Workflows (bspw. Gelesen-Verstanden, Lernerfolg, Freigabe)
  • Planung von Ad hoc Trainings
Dokumentenverwaltung
Dokumentenlenkung

Erfolgskontrolle

  • Interaktive Onlinetests für geschlossene Closed-Loop Prozesse
  • Differenzierte Tests zur Verständnisprüfung
  • Nutzung interaktiver Fragen-/ Aufgabentypen
  • Einfache Erstellung der Tests; online und per Drag & Drop
  • Integration Multimedialer Elemente
  • Ermittlung, Analyse und Dokumentation des Trainingserfolgs
  • Überprüfung der korrekten Anwendung von Anweisungen/ Themen
  • Hinterlegung individueller Bewertungsmethoden und Punktevergabe
  • Automatische Generierung des Trainingsnachweis bei Bestehen

Tracking und Überwachung

  • Wertvolle Informationen über den Stand von Trainingsmaßnahmen (Trainingsfortschritt, Trainingsergebnisse) durch Berichte
  • Trainingszustand der Organisation nach Gruppen, Rollen oder Mitarbeitern
  • Mitarbeiter-Trainingsmaßnahmen-Matrix (gesamt oder bereichsspezifisch)
  • Workflow-Monitoring
  • Übersichten zu offenen Trainingsmaßnahmen und Trainingsnachweisen
  • Automatische Erzeugung und Bereitstellung von Trainingszertifikaten
  • Rollenspezifische Trainingsdashboards für Management sowie Trainer
Dokumentenüberwachung

Alle Möglichkeiten auf einen Blick

Stammdaten

  • Flexible Strukturierung und Priorisierung von Trainingsthemen oder -programmen als fachliche Klammer über mehrere Trainingsinhalte
  • Verwaltung interner und externer Trainer
  • Verwaltung der Trainingsinhalte, -gegenstände und -dokumente:
    • Digitales Training einer „Anweisung“ (Read and Understood; Selbststudium)
    • Classroom zu Anweisung
    • Classroom ohne Dokumentenbezug
  • Zielgruppendefinition: Festlegung von getrennten
    Trainingsbereichen mit zugehörigen Verantwortlichkeiten
    und Zuordnung aller relevanten Mitarbeiter
  • Erstellung zentraler und zielgruppenspezifischer
    Trainingsprofile und Generierung zugehöriger Skillsets
    (Verknüpfung Mitarbeiter und Trainingsinhalte)
  • Verwaltung von internen und externen Schulungen

Trainingsplanung

  • Unterstützung von individuellen Bedingungen bei
    der Zuordnung der Zielgruppen zu Trainingsmaßnahmen
    durch die Festlegung von Trainingsbereichen und -profilen
    • Festlegung des Fälligkeitsdatums, der geplanten Dauer, des Wiederholungszyklus bei periodischen Trainings (Frequenz)
    • Definition und Nominierung von Zielgruppen auf Basis definierter Trainingskriterien
    • Bestimmung von Bedingungen und Ausnahmen
    • Identifikation und Bildung von Zielgruppen
    • Zuweisung der relevanten Trainingsinhalte
    • Re-Zertifizierungs-Workflow auf Basis eines dynamisch
      berechneten Fälligkeitsdatums
  • Generierung einer Matrix über Mitarbeiter und Trainingsinhalte
    (bspw. Dokumente) eines Profils
    • Pflege und Verschiebung von Mitarbeitern und der zu trainierenden Inhalte an einem Profil
    • Automatische Erstellung eines Skillsets pro Profil
  • Einfache und nachvollziehbare Anpassung der Zielgruppen
    (Bereiche) und Trainingsprofile aufgrund veränderter Mitarbeiterstrukturen oder Aufgabenbereiche
  • Adaptive Planung der Trainingseinheiten mit automatisiert
    generierten Trainingsplänen
  • Detaillierte Planung der Trainingseinheiten mit Trainer, Dauer, Ort, Art der Erfolgskontrolle (bspw. Online Test/ Einzelbefragung) und Trainingsklasse
  • Integration von Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
  • Definition verpflichtender Trainings und fester Trainingszeiträume (volle Integration in das SOP/Dokumentenmanagement; Dokumente erhalten für Gültigkeitssetzung den Status „freigegeben zum Training“)
  • Verpflichtende (mandatory) Trainings (Schulungsbedarfe aus Sicht des Unternehmens) werden über die Trainingsprofile automatisch generiert; Möglichkeit zur Mehrfachzuordnung von Mitarbeitern zu Profilen
  • Automatisches Erzeugen verpflichtender Trainingsaufgaben/ -einheiten bei neuen Anweisungen und neuen Versionen einer Anweisung; auch für Mitarbeiter ohne PC Arbeitsplatz
  • Nutzung vordefinierter Workflows zu Leseverstehen, Überprüfung des Lernerfolgs oder der Freigabe
  • Erstellung und Planung von Ad hoc Trainings bzw. ungeplanten Trainings

Trainingsdurchführung

  • Automatisierte Aufforderung zur Durchführung bestimmter verpflichtender Schulungsmaßnahmen innerhalb eines definierten Zeitraums
  • Systemgesteuerte Verteilung von Read and Understood-Trainings (Selbstschulungen) bei neu zugeordneten Inhalten (bspw. Anweisung) oder neuen Versionen inkl. notwendiger Materialien; ebenso bei Zuordnung neuer Mitarbeiter zu einem Trainingsprofil
  • Rechtzeitige Benachrichtigungen der Trainer für anstehende Trainingseinheiten
  • Bereitstellung generierter Trainingsprotokolle zum Ausdruck/ Upload und notwendiger Rückmeldeformulare der Trainingsergebnisse
  • Automatisierte Generierung von Trainingsnachweisen bzw. -zertifikaten
    • nach Abschluss von Leseverstehen
    • nach „Bestanden“-Rückmeldung durch den Trainer
    • nach erfolgreicher Lernerfolgskontrolle
  • Automatisierte Anlage einer Nachschulung bei Nichtbestehen
  • Aufgabenerteilung sowie Schulungsaufforderung per E-Mail und DHC VISION Task
  • Konfigurierbare Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen zur Durchführung der Trainings innerhalb des Trainingszeitraumes
  • Mitarbeiter-Cockpits mit jeweils aktuell persönlichem Trainings-/ Compliancestand
  • Abgabe/ Bestätigung von Aufgaben bspw. Leseverstehen durch elektronische Signaturen (21 CFR Part 11 konform)
  • Zeitversetzte und zeitgleiche Schulung beliebiger Mitarbeiter (keine Limitierung)
  • Ereignisorientiertes Zurücksetzen von Trainingsergebnissen bei erneuter Trainingsverpflichtung mit Benachrichtigung und Eskalationsmodell

Trainingsdokumentation

  • Visualisierung des Life Cycles sowie dem aktuellen Trainingsergebnis pro Trainingseinheit
  • Automatische Erstellung von Trainingsprotokollen und -nachweisen bzw. -zertifikaten
  • Online-Rückmeldeformulare (An-/ Abwesenheiten, Ergebnisse) für die Trainer
  • Vollständig nachvollziehbare Trainingshistorie und Statusverwaltung
  • Erstellung von Fortschrittsberichten zum Stand der Bearbeitung
  • Generierung personalisierter Trainingsnachweise bzw. -zertifikate bei erfolgreichem Training
  • Möglichkeit zur individuellen Gestaltung weiterer Templates für Classroom-Trainings zur Generierung von bspw. Namensschildern, Handbüchern, Feedbackbögen etc.

Lernerfolgskontrolle

  • Integration der Erfolgskontrolle (interaktive Onlinetests) in das DMS für gelenkte Dokumente/ SOP Management zur Realisierung von geschlossenen SOP Closed Loop Prozessen (Erstellung, Prüfung, Freigabe zum Training, Training, Erfolgskontrolle, Publikation/ Gültigkeitssetzung)
  • Ermittlung, Analyse und Dokumentation des Trainingserfolgs mit direktem Bezug zu Themen oder Dokumenten
  • Gestaltung differenzierter Tests zur Verständnisprüfung basierend auf dem Input des Dokumentautors/ Themenverantwortlichen zu Rahmenbedingungen und dem fachlichen Inhalt
  • Nutzung einer Vielzahl von Fragetypen und Formen der Fragestellung bspw. mit multimedialen Elementen u.a. Fill in Blanks, Drag & Drop Sets, Image Hotspots, Memory Games, Interactive Videos etc.
  • Hinterlegung einer individuellen Bewertungsmethodik, Punktevergabe und zu erreichender Mindestpunktzahl
  • Definition der Anzahl von Wiederholungsterminen/ -versuchen bei Nichtbestehen
  • Zufallsbedingte Anzeige der Prüfungsfragen möglich; auch nur von Teilmengen des Gesamtfrageportfolios
  • Workflow zur Erstellung, Prüfung und Freigabe eines Examens
  • Die Prüfungen werden den Mitarbeitern automatisch mit den Aufgaben zum Leseverstehen vorgelegt
  • Automatische Berechnung des Prüfungsergebnisses
  • Automatische Erstellung eines personalisierten Zertifikats ab Erreichen der Mindestpunktzahl

Trainingsüberwachung

  • Vordefinierte Reports zur kontinuierlichen Statusverfolgung und Überwachung des Lernfortschritts von Bereichen, Profilen oder einzelnen Schulungen und -aufgaben
  • Berichte über den Qualifikationsstand/ Trainingsstatus von Mitarbeitern (auch Gruppen) zur Entscheidung über deren Einsatz an kritischen Prozessen oder Maschinen bzw. zur Erneuerung/ Auffrischung der Qualifikation
  • Umfassende Selektionsparameter zur Eingrenzung
  • Mitarbeiter-Trainingsmaßnahmen-Matrix (gesamt oder bereichsspezifisch)
    • Matrix mit visueller Kennzeichnung des Trainingsergebnis pro Mitarbeiter (Bestanden, Nicht teilgenommen, Nicht bestanden, Aktiv, Abgesagt, Kein Trainingsbedarf)
    • Anzeige Anzahl trainingsrelevanter Mitarbeiter, Anzahl Trainingsgegenstände, Anzahl Trainings-maßnahmen, Diagramme zu Trainingsstatus und -ergebnissen
  • Monitoring der Workflowaktivitäten
  • Elastic Search mit hochperformanten Suchmechanismen sowie kontextspezifischer Ergebnisaufbereitung
  • Übersichten zu offenen Leseverstehen (auch direkt am Dokument) oder zu Trainingsnachweisen von Personen oder Dokumenten/ Themen

Analytics

  • Interaktive Data Analytics und Business Intelligence Funktionen zur Diagnose der aktuellen und zukünftigen Compliance
    • Visualisierung der Compliance KPI für Dokumente mit verpflichtender Kenntnisnahme
    • Mitarbeiter-Compliance: Prozent und Anzahl der Mitarbeiter, die alle Anweisungen zur Kenntnisnahme abgeschlossen haben
    • Organisations-Compliance: Übersicht des Compliance Status der jeweiligen Organisationsbereiche
    • Zeitlicher Entwicklungsverlauf der Compliance KPI
    • Übersicht und Detailierung Compliance-kritischer Zustände
    • Handlungsempfehlung zur Verbesserung der Compliance KPIs
  • Info-Cockpits mit Dokumenteninformationen, Trainingsinhalten und Mandatory Trainings (Compliance-relevant) sowie jeglichen Details der Trainingseinheiten wie Trainingsklasse, Art der Erfolgskontrolle, Dauer, Ort, Trainer, Life Cycle oder Trainingsergebnisse
  • Rollenspezifische Dashboards mit relevanten Informationen für Führungsebene sowie Trainer und Drill Down-Funktionen bis auf einzelne Mitarbeiter, Dokumente, Trainings und Maßnahmen:
    • Trainings und Dokumente: Visualisierung, Zahl und Bearbeitungsstatus trainingsrelevanter Dokumente, Klassifizierung der Dokumententypen, Anzahl trainingsrelevanter Mitarbeiter, Anzahl der Trainingsmaßnahmen sowie deren Status)
    • Status und Gültigkeit: Overdue Management mit Status der Dokumententrainings (im Zeitplan, überfällig) wie auch Gültigkeit der Dokumente inkl. Statusinformation (überfällig, in Überarbeitung, noch gültig) inkl. Visualisierung des 90 Tage Forecast
    • Trainingsmaßnahmen: Trainingsprofilbezogene Darstellung der Dokument- und dokumentunabhängigen Schulungen, Anzahl hinterlegter Mitarbeiter, Anzahl laufender Trainings (Online vs. Classroom) sowie Abdeckungsgrad laufender Trainingsmaßnahmen (absolut und prozentual)
    • Skillset der Mitarbeiter: Darstellung aller zugeordneten Profile inkl. dem zugehörigen Kenntnisstand und prozentualer Abdeckungsgrad pro Profil sowie gesamt über alle Profile inkl. grafischer Repräsentation der Ergebnisse aktueller und letzter Trainings
    • Skillset der Trainingsprofile: Visualisierung des Trainingszustands als Matrix Dokumenten/ Themen und Mitarbeitern

Compliance

  • Sicherstellung der Rechtssicherheit und Zertifizierung durch automatisch angestoßene Trainingsmaßnahmen oder- aufgaben, Erinnerungen und Eskalationen
  • Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit des aktuellen Status der Trainingsmaßnahmen
  • Lückenlose und revisionssichere Dokumentation des Trainingsmanagements bzw. Wissenstandes
  • Transparente Trainingsprozesse
  • Compliance Konformität zu 21 CFR Part 11, den GxP Guidelines und einer Vielzahl weiterer rechtlicher Bestimmungen
  • Sicherstellung, dass Mitarbeiter rechtzeitig in der jeweils geltenden Fassung einer Anweisung geschult sind/ werden.
  • Eskalation bei Ablauf der Schulungsfristen
  • Feingranulares Berechtigungskonzept

Multisite, Mandaten und Sprachen

  • Mehrsprachig (unicode-fähig); Standardauslieferungsumfang: DE und EN
  • Einfacher Wechsel zwischen Sprachversionen
  • Ausgefeiltes Mandantenkonzept für ein konzernweites Training Management

Validierung und ​Compliance konsequent im Blick

DHC VISION ist speziell für den Einsatz in hochregulierten Branchen konzipiert. So erfüllt die Lösung technologisch wie auch fachlich (Business Prozesse) die GxP Guidelines und Richtlinien der FDA, EMA, PIC/S oder ICH sowie den 21 CFR Part 11. Zur Validierung des Systems steht das Validation Package bereit. Bestehend aus den Validation Accelerators (vollständiges Dokumentationsset zur Validierung) und den Validation Services zur Anpassung der Dokumentation an Ihre individuelle Situation.

Einblick in unsere Kundenbeziehungen

5 sterne

„Mit DHC VISION haben wir nun eine  konsistente und digitale Datenbasis sowie automatisierte Workflows und Dokumentenlenkungsprozesse. Damit können wir den Aufwand im Qualitätsmanagement signifikant reduzieren. Und wir sind in der Lage, wesentlich zielgerichteter die akuten Handlungsfelder zu identifizieren und die entsprechenden Maßnahmen umzusetzen. Besonders überzeugt haben uns der sehr gute funktionale Abdeckungsgrad mit unseren Anforderungen, insbesondere im Zusammenspiel mit der GxP-Compliance, die hohe Benutzerfreundlichkeit und das  ansprechende Design von DHC VISION. Die langjährige und breite Validierungsexpertise der DHC hat uns ebenso überzeugt wie die durchweg positiven Empfehlungen von anderen Unternehmen im Chemie- und Pharmabereich, die DHC VISION bereits einsetzen“

Manuela Stocker

ITG Isotope Technologies Garching GmbH

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