Digitale Verwaltung von Richtlinien

RICHTLINIENMANAGEMENT

Das DHC VISION Richtlinienmanagement liefert maximale Transparenz auf einen Klick. Richtlinien werden komplett digital und nachvollziehbar verwaltet. Ihre Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Lenkung finden durchgängig in der Software statt. 

RICHTLINIEN

Wie viele Richtlinien sind aktuell im Umlauf In welchem Status befinden sie sich, und welche (Rest-)Gültigkeit haben sie? Haben alle Mitarbeiter die geltenden Richtlinien zur Kenntnis genommen und das auch bestätigt? Werden alle ComplianceAuflagen auch eingehalten? Auf solche Fragen gibt es keine einfachen Antworten – es sei denn, Dokumente, Prozesse und Workflows sind digitalisiert.  

Das Richtlinienmanagement mit DHC VISION läuft über vollständig automatisierte, digitale Prozesse ab. Workflows geben Hilfestellung und Orientierung bei der Dokumentenverwaltung und -lenkung. Immer ist detailliert nachvollziehbar, welche Änderungen wann und von wem an einer Richtline vorgenommen wurden, wer sie geprüft, freigegeben und gelesen hat. Zuverlässigkeit der Prozesse und (Rechts-)Sicherheit im Hinblick auf regulatorische Vorgaben sind gegeben. Zusätzliche Managementunterstützung geben Dashboards und differenzierte Auswertungs- und Analysemöglichkeiten. So ist der Compliance-Status im Unternehmen jederzeit gut zu erkennen. Was per Hand und auf Papier schwierig und fehleranfällig ist, wird mit DHC VISION zu einer verlässlichen und komfortablen Aufgabe. Und das Richtlinienmanagement ist anschlussfähig an weitere Prozesse in der Software; die Vorteile eines integrierten Managementsystems können genutzt werden. 

Eindrucksvolle Funktionalität

Richtlinienverwaltung

  • Sichere Erstellung, Prüfung und Freigabe von Richtlinien
  • Bereitstellung gängiger Dokumenttypen
  • Standardisierung durch über 50 Dokumentvorlagen und Workflows 
  • Flexible Kodierung von Dokumenten 
  • Elektronischer Signaturen konform  
  • Statusmanagement
  • Rückruf und Neustart von Workflows durch den Initiator
  • Kommentarfunktion und -dokument im Workflow zur Kommunikation
  • Systemgestützte Berechnung von Gültigkeit und Archivdauer
Dokumentenüberwachung
Dokumentenverwaltung

Richtlinienlenkung

  • Zielgruppengenaue Verteilung bei neuen / geänderten Dokumenten
  • Verteilung zur Information oder Kenntnisnahme (Personen, Gruppen)
  • Versand von Nachrichten per Mail und in die persönliche Taskbox
  • Echtzeit-Publikation
  • Nahtlosen Einbindung des DHC VISION TRAINING (optional)
  • Einfache kundenindividuelle Anpassung von Freigabe-Workflows
  • Aufgabenverteilung in die persönliche Taskübersicht sowie per E-Mail
  • Systematische Verfahren zur Außerkraftsetzung, Gültigkeitsverlängerung, Reaktivierung und Archivierung von Dokumenten

Richtlinienüberwachung

  • Umfassende Berichte und Dashboards zur Überwachung 

  • Volle Nachvollziehbarkeit und Kontrolle 

  • Durchgängige Änderungs- und Versionshistorie 

  • Hochperformante Cognitive Search 

  • Umfassenden Suchmechanismen mit Filter-/Selektierungsfunktionen 

  • Erinnerungs-/Eskalationsmechanismen 

  • Umfassende Mechanismen zur Statusverfolgung (Tracebility) 

  • Workflow-Monitoring und grafische Visualisierung des Status 

  • Interaktive Data Analytics und Business Intelligence Funktionen 

  • Diagnose der aktuellen und zukünftigen Compliance

Dokumentenlenkung

Alle Möglichkeiten auf einen Blick

Richtlinienbearbeitung

  • Verwendung von individualisierbaren Vorlagen
  • Bereitstellung gängiger Dokumenttypen über Richtlinien hinaus
  • Automatisierte Vergabe eindeutiger Dokumentnummern (Präfix)
  • Revisionszählung bei Bestandsdokumenten
  • Frei definierbare Eigenschaften bzw. Attribute
  • Berechnung von Revisionszyklen und der Archivdauer
  • Integration der Microsoft Office Produkte (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
  • Einfache Definition von Verantwortlichkeiten und Geltungsbereichen
  • Sicherstellung, dass Richrlinien nur von autorisierten Personen editierbar sind
  • Systemgestützte Versionshistorie
  • Automatische Statusvergabe
  • Vollumfängliche Stammdatenverwaltung

Richtlinienlenkung

  • Best-Practice-Workflows u.a. für Bearbeitungs-, Prüfungs- und Freigabeprozesse
  • Elektronische Signaturen
  • Verfahren zur Außerkraftsetzung oder Gültigkeitsverlängerung
  • Zurückweisung, Ablehnung oder Weitergabe von Aufgabe
  • E-Mails-Nachrichten bei Aufgabenerteilung bzw. -abschluss
  • Seriellen oder parallelen Prüfungs- und Freigabeumläufen
  • Abwesenheitsassistent und Stellvertreter-Regelung
  • Statusmanagement
  • Automatische Statuswechsel der Richtlinien
  • Mit Inkrafttreten wird die Vorversion eines Dokumentes ungültig gesetzt und archiviert

Richtlinienpublikation

  • Automatische PDF-Konvertierung
  • Echtzeit-Publikation
  • Zielgruppenorientierte Informationsverteilung bei neuen oder geänderten Richtlinien
  • Verteiler “zur Information” oder “Kenntnisnahme” (an Gruppen oder Einzelpersonen)
  • Versand von Aufgaben per Mail und in die persönliche Taskbox
  • Nahtlose Integration des DHC VISION Trainingsmanagements
  • Einfache Modellierung von Freigabe-Workflows

Richtlinienüberprüfung

  • Vordefinierte (Freigabe-) Verfahren zur Außerkraftsetzung, Invalidierung, Gültigkeitsverlängerung, Reaktivierung und Archivierung von Dokumenten
  • Termin- bzw. zeitraumgesteuerte Vorlage von Richtlinien zum Review
  • Manuelle Festlegung des fälligen Wiedervorlagedatums
  • Direkter Überarbeitungslauf oder Gültigkeitsverlängerung aus dem Wiedervorlageverfahren
  • Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen
  • Vollständiger Referenz- und Verwendungsnachweis von Richtlinien
  • Unterstützung der Invalidierung von Richtlinien
  • Dynamische Anzeige und einfache Abarbeitung aller Richtlinienbezogenen Korrekturvorschläge
  • Bearbeitung / Überarbeitung neuer Fassungen, ohne die Gültigkeit der akt. Version zu verlieren

Reporting

  • Hochperformante Cognitive Search
  • Umfassenden Suchmechanismen und Filter-/ Selektierungsfunktionen
  • Integrierte Volltextsuche über Richtlinieninhalte und -attribute
  • Weitreichende Auswahl an Selektionsparameter zur Unterstützung einer Vielzahl Use-Cases
  • Vordefinierte Statusberichte und Reports zur Planung von Wiedervorlagen
  • Systemgestützte Überwachung der Gültigkeit von Richtlinien
  • Erinnerungs-/ Eskalationsmechanismen
  • Umfassende Mechanismen zur Statusverfolgung (Tracebility)
  • Workflow-Monitoring und grafische Visualisierung des Status (Ampeln)

Kontrollierter Ausdruck

  • Anzeige aller Dokumente in PDF (automatische Konvertierung; unabhängig des Status)
  • Einfach-, Mehrfach- und Sammeldruckfunktionen
  • Workflow zum nachvollziehbaren Ausdruck von Richtlinien
  • Druck gültiger Dokumente inkl. Druckdatum, -uhrzeit und Gültigkeitszeitraum
  • Kennzeichnung autorisierter Kopien durch Wasserzeichen
  • Berichte zu verteilten Papierkopien
  • Informativer Ausdruck, Tageskopie, Trainingskopie

Mitgeltende Anlagen

  • Erstellung weiterer Dokumente/ Informationen als mitgeltende Anlagen oder Zusatzinformation
  • Referenzierung auf weitere Richtlinien, Checklisten oder Formulare 
  • Verlinkung/ Verweise auf weitere Bezugsobjekte wie Prozesse, OEs, IT Systeme, Produkte u.v.m.
  • Automatisches Versions- und Statusmanagement auch von Anlagen
  • Intelligentes Benachrichtigungswesen

Sicherheit

  • Revisionssichere Ablage und Verwaltung der Richtlien
  • Frei definierbare Ablagestruktur
  • Vollständige Versions- und Änderungshistorie (Audit Trail)
  • Schreibschutz bereits signierter oder freigegebener Dokumente
  • 21 CFR Part 11 Konformität (Electronic Records, Electronic Signatures)
  • Feingranulares Berechtigungskonzept
  • Vordefinierten Rollen, Profilen, Benutzergruppen und -berechtigungen
  • Einhaltung höchster Sicherheitsanforderungen

Multisite

  • Intelligentes Mandantenkonzept für ein konzernweites Richtlinienmanagement
  • Einfache und redundanzfreie Anpassung globaler Richtlinien an lokale Gegebenheiten
  • Übersichtliche Verwaltung globaler und standortspezifischer Richtlinienvarianten
  • Intuitive Übersetzung von Richtlinien inkl. formaler Freigabe der Übersetzung

Analytics

Rollenspezifisches Dashboard mit entscheidungsrelevanten Informationen:

  • Anzahl der Richtlinien im jeweiligen Status und pro Typ
  • Overdue Management: Gültigkeit der Richtlinien inkl. Statusinformation
  • Visualisierung des 90 Tage Forecast
  • Drilldown bis auf die jeweilige Richtlinie mit Status- und Detailinformationen
  • Anzeige der wesentlichen Richtlinienattribute
  • Schnell-Ansicht auf das Einzelrichtlinie inkl. mitgeltender Unterlagen
  • Direkter Zugriff auf Richtlinien mit Sicht auf alle multiperspektivischen Kerninformationen

 

Adaptive und interaktive Data Analytics und Business Intelligence Funktionen zur Diagnose der aktuellen und zukünftigen Compliance

  • Visualisierung des Compliance KPI für Richtlinien mit verpflichtender Kenntnisnahme
  • Übersicht des Compliance Status der jeweiligen Organisationsbereiche
  • Zeitlicher Entwicklungsverlauf der Compliance KPI
  • Übersicht und Detaillierung compliance-kritischer Zustände
  • Handlungsempfehlung zur Verbesserung der Compliance KPIs
  • Mitarbeiter-Compliance: Prozent und Anzahl der Mitarbeiter mit 100% Trainingsabschluss

Validierung und Compliance konsequent im Blick

DHC VISION ist speziell für den Einsatz in hochregulierten Branchen konzipiert. So erfüllt die Lösung technologisch wie auch fachlich (Business Prozesse) die GxP Guidelines und Richtlinien der FDA, EMA, PIC/S oder ICH sowie den 21 CFR Part 11. Zur Validierung des Systems steht das Validation Package bereit. Bestehend aus den Validation Accelerators (vollständiges Dokumentationsset zur Validierung) und den Validation Services zur Anpassung der Dokumentation an Ihre individuelle Situation.

Einblick in unsere Kundenbeziehungen

5 sterne

„Eingebettet in das Intranet des Unternehmensverbundes von DREWAG und ENSO bietet DHC VISION ein konzerneinheitliches Werkzeug zur Aufnahme, Abstimmung, Freigabe und Dokumentation von Regelungen. Somit werden mehr Transparenz sowie kürzere Durchlaufzeiten im gesamten Dokumentenlebenszyklus erreicht.“ 

Jan Kretzschmar 
Die DREWAG – Stadtwerke GmbH

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