Prozess- und Qualitätsmanagement erfolgreich umsetzen

PROZESS- UND QUALITÄTSMANAGEMENT

Die branchenübergreifende DHC VISION Lösung für ein ganzheitliches Prozess- und Qualitätsmanagement vereint eine anwenderfreundliche Prozessmodellierung und moderne Prozessmanagementkonzepte mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement und einem mehr als normkonformen Risikomanagement. In Kombination mit den Business Intelligence und Data Analytics Funktionen steht DHC VISION für „Efficient and Compliant Quality“.

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Als Prozess- und Qualitätsmanagement-Lösung stellt DHC VISION PQM anwenderfreundliche Werkzeuge und Methoden zur Modellierung, Kommunikation, Messung sowie zur kontinuierlichen Verbesserung der gesamten Prozesslandschaft zur Verfügung. Die Prozesspyramide stellt auf den einzelnen Ebenen eine Vielzahl vordefinierter Modellierungsnotationen bereit; zur Abbildung und Integration der Aufbauorganisation stehen ebenfalls gängige Notationen und Objekte zur Verfügung. Die direkte Integration der Vorgabedokumentation erfolgt mittels umfassender DMS-Funktionalitäten. Workflows und elektronische Signaturen sorgen für die sichere Lenkung und Freigabe von Dokumenten und Prozessen. Im Hinblick auf die Einhaltung der ISO 9001-Anforderungen lassen sich Risiken, dazugehörige Kontrollen und Maßnahmen prozessorientiert dokumentieren.

Maßnahmen in Kombination mit Verbesserungspotentialen binden nicht nur die Mitarbeiter aktiv ein, sondern dienen vor allem der kontinuierlichen Verbesserung. Werden mehrere Normen abgebildet und verwendet, entsteht sukzessive ein Integriertes Managementsystem (IMS). Interaktive Analyseszenarien erlauben eine kontinuierliche Beobachtung qualitätssichernder Maßnahmen und die Kontrolle der wichtigsten Industry Quality Metrics (KPIs). Entscheidungsrelevante Informationen werden in rollenspezifischen Dashboards und auf einen Blick visualisiert.

Eindrucksvolle Funktionalität

Prozesslandschaft

Gestaltung einer durchgängigen Prozesslandschaft
Hierarchische Abbildung von Aufbau- und Ablauforganisation
Umfassende Auswahl an Modellierungsmethoden
Modellierung per Drag & Drop mit voreingestellten Shapes
Datenbank- und methodengestützte Modellierung
Wiederverwendung von Objekten (Stellen, Rollen, IT-Systemen, etc.)
Automatische Generierung von Organisations- und Prozessanweisungen
Echtzeitpublikation der Modellgrafiken
Grafische Navigation über die Organisations- und Prozessmodelle
Nahtlose Integration von Dokumenten, Risiken und Verbesserungsvorschlägen

Dokumentenmanagement

Vollumfängliches unterstützendes Dokumentenmanagement
Bereitstellung aller gängigen Dokumenttypen
Übernahme des kundenspezifischen Look and Feel in die Dokumententemplates
Upload und Editierung jeglicher Dokumentformate (MS Office, PDF, etc.)
Integration der MS Office Familie
Best-Practice-Workflows u.a. für Bearbeitungs-, Prüfungs- und Freigabeprozesse
Benachrichtigungsfunktion bei neuen und geänderten Dokumenten
Übersichtliche Dashboards zur Überwachung von Status und Gültigkeitsdauer

Risiko-/ Verbesserungsmanagement

Dokumentation und detaillierte Darstellung von operativen und strategischen Risiken
Quantitative und qualitative Risikobewertung
Bestimmung der Risikostrategie zum Umgang mit den Risiken
Automatische Erstellung von Risiko-Heatmaps inkl. Brutto und Netto-Vergleich
Workflowgestützte Abarbeitung von Maßnahmen zur Risikoreduktion
Beschreibung von Verbesserungs- und Korrekturvorschlägen
Bewertung der Vorschläge und zu erwartenden Optimierungspotenziale
Benachrichtigung des Dokument- bzw. Prozesseigners bei Eingang eines Vorschlags
Planung und Festlegung von Umsetzungsfristen

Alle Möglichkeiten auf einen Blick

Prozesslandschaft

Gestaltung einer durchgängigen Prozesslandschaft mit Integration aller relevanten Unternehmensinformationen
Hierarchischer Prozessaufbau vom Prozessschritt bis zum Unternehmensprozess
Bereitstellung einer Vielzahl von Modellierungsmethoden zur Abbildung der Ablauf- und Aufbauorganisation:
Prozesslandkarte (PLK), Prozessdiagramm, Prozessablaufdiagramm / Wertschöpfungsdiagramm, Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC), Geschäftsprozessdiagramm, Swimlane, BPMN 2.0,Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK), Organigramm, Zieldiagramm
Ebenen-spezifische Definition der Prozessmethoden
Modellierung per Drag & Drop
Voreingestellte Shapes zur Modellierung
Nutzung von MS VISIO zur Prozessmodellierung
Datenbank- und methodengestützte Modellierung und Wiederverwendung von Objekten
Definition von Verantwortlichkeiten
Vordefinierte und anpassbare Attributdefinitionen
Attributspezifische Versionierung und Versionsverwaltung
Publikation neuer Prozesse
RACI-Methodik
Prozesscockpits zur rollenspezifischen Darstellung benötigter Informationen
Automatischer Aufbau von hierarchischen Prozess- und Organisationsstrukturen
Einfache Navigation und Drilldown-Funktion in den Modellen
Nahtlose Integration von Dokumenten, Risiken, Kontrollen und Verbesserungsvorschlägen
Tabellarischer, visueller Modellvergleich

Dokumentenmanagement

Vollumfängliches Dokumentenmanagementsystem zur prozessorientierten Verwaltung und Lenkung von Vorgabedokumenten (vgl. im Kern DHC VISION SOP Management)
Bereitstellung aller gängigen Dokumenttypen (Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Richtlinien, etc.)
Übernahme des kundenspezifischen Look and Feel in die Dokumententemplates
Upload und Editierung jeglicher Dokumentformate (MS Office, PDF, Bild und Videoformate)
Integration der MS Office Familie
Revisionssichere Ablage der Dokumente in frei definierbaren Strukturen
Import von gelenkten Dokumenten
Best-Practice-Workflows u.a. für Bearbeitungs-, Prüfungs- und Freigabeprozesse
Vordefinierte (Freigabe-) Verfahren zur Außerkraftsetzung, Invalidierung, Gültigkeitsverlängerung, Reaktivierung und Archivierung von Dokumenten
Publikation in Echtzeit
Vollständiger Referenz und Verwendungsnachweis von Dokumenten zur Unterstützung der Invalidierung von Dokumenten durch berechtigte Benutzer (-gruppen)
Automatisches Anstoßen von Überarbeitungsprozessen
Dynamische Anzeige und einfache Bearbeitung dokumentbezogenen Korrekturvorschläge
Einfache Festlegung von Verantwortlichkeiten und Geltungsbereichen
Systemgestützte Überwachung der Gültigkeit von Dokumenten
Versionierung und Historisierung aller veröffentlichten Dokumentenversionen
Automatische Erstellung einer Änderungshistorie
Kommentarfunktion und -dokument zur Kommunikation zwischen Initiator, Ersteller, Prüfer und Freigeber
Übersichtliche Verwaltung und Steuerung aller dokumentbezogenen Korrekturvorschläge
Automatische Konvertierung von Dokumenten in PDF
Zielgruppenorientierte Informationsverteilung bei neuen oder geänderten Dokumenten (zur Info / zur Kenntnisnahme)
Integrationsmöglichkeit des DHC VISION Trainingsmanagement zur Umsetzung von geschlossenen Document Life-Cycle Prozessen

Risiken, Chancen und Kontrollen

Dokumentation und detaillierte Darstellung von operativen und strategischen Risiken inkl. vordefinierten Beschreibungsset
Nutzung von Referenzkatalogen für Risiken, Maßnahmen und Kontrollen
Quantitative und qualitative Bewertung (Schadenshöhe, Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenserwartungswert); brutto und netto (vor und nach Maßnahmen)
Bestimmung der Risikostrategie zum Umgang mit den Risiken
Risikolandkarten für Prozesse, Organisationseinheiten und IT-Anwendungen
Festlegung von Risikoabhängigkeiten sowie Aufbau einer Risikopyramide inkl. Aggregation und Verdichtung von Risiken
Generierung von Risikoportfolios (bspw. pro Prozess)
Automatische Erstellung von Risiko-Heatmaps inkl. Brutto und Netto-Vergleich
Steuerung der Risiken über die Definition und Zuordnung geeigneter Maßnahmen, Kontrollen oder den Erlass von Richtlinien
Workflowgestützte Abarbeitung von Optimierung- oder Umsetzungsmaßnahmen inkl. Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen
Reaktive Workflowaktivierung bei Risikoeintritt

KVP

Integrationsmöglichkeit des DHC VISION CAPA Management
Beschreibung von Verbesserungsvorschlägen und Korrekturvorschlägen zu Prozessen und Dokumenten
Bewertung der Vorschläge und zu erwartenden Optimierungspotenziale
Benachrichtigung des Dokument- bzw. Prozesseigners bei Eingang eines Vorschlags
Grafische Visualisierung für den Autor sofern noch Vorschläge zu seinem Prozess/Dokument vorhanden und unbearbeitet sind
Planung und Festlegung von Umsetzungsfristen
Automatische Statusverwaltung
Einleitung von Optimierungs- oder Umsetzungsmaßnahmen und Steuerung via Workflows

Normen und Standards

Einfache Abbildung von Normen, Standards oder Gesetzen, deren Kapitelstruktur und ggf. Content
Untergliederung Regularien in Kapitel und Unterkapitel
Intuitive Navigation über die Normen
Nutzung der Kapitel als Stammdaten und zur Verknüpfung mit Prozessen, Dokumenten, Audits, Risiken, Maßnahmen und Feststellungen
Multiperspektivische Darstellung aller mit der Norm in Verbindung stehenden Objekte
Updatefunktionen, die ein bequemes Aktualisieren der Normen per Knopfdruck ermöglichen
Life-Cycle Management der Normenkonformität mit Auswertungsfunktionen, die den Stand der Normenkonformität sowie die Aktualität der Normen wiedergeben, und die Vollständigkeit der Zuordnung aller Prozesse, bzw. Dokumente überwachen

Multisite und Multilanguage

Intelligentes Mandantenkonzept für den internationalen Kontext
Methodik zur Harmonisierung und Standardisierung von Prozessen und Verfahren mit der Möglichkeit zielgerichteter lokaler Ausprägung
Intuitive Variantenverwaltung (globaler und standortspezifischer Varianten)
DE und EN als Standardsprachen und Sprachpakete für den internationalen Einsatz (unicode-fähig)
Spezielle Profile zur einfachen Übersetzung von Prozessen, Dokumenten oder sonstigen Inhalten
Bereitstellung eines Übersetzungs-Workflows zur formalen Freigabe von Sprachvarianten
Einfacher Wechsel zwischen Sprachen

Überwachung und Suche

Standardberichte zum Status von Prozessen, Organigrammen, Dokumenten, Kenntnisnahmen, Änderungsvorschlägen, (Papier-) Kopien oder zur Planung von Wiedervorlagen und Überarbeitungen
RACI-Matrix zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten (eines oder mehrerer Prozesse)
Prozessmodellvergleich und Variantenvergleich
Berichte zur Personalbemessung und Prozesskostenrechnung
Detailreiches Prozessreporting
Ausgewählte Reports können direkt in MS Excel ausgegeben werden
Risikolandkarten für Prozesse, Organisationseinheiten und IT-Anwendungen
Automatische Erzeugung von Risikoportfolios sowie brutto/netto Risiko-Heatmaps
Hoch-performante Cognitive Search mit kontextsensitiver Priorisierung der Suchergebnisse
Umfassende Volltextsuche mit einer Vielzahl Filter- und Selektierungsfunktionen

Analytics und Business Intelligence

Rollenspezifische Dashboards mit Standard Apps und relevanten Informationen

Prozesse

Anzahl Unternehmensprozesse, Geschäftsprozesse und Detailprozesse inkl. Visualisierung der Lokalisierung (Mandanten) sowie Darstellung des jeweiligen Status
Drilldown bis auf einen einzelnen Prozess mit Statusinformationen zu Version, Prozessart, gültig ab/ bis und Details zur Anzahl vorgelagerter Prozesse, vorliegender Prozessmodelle, Dokumente oder Folgeprozesse (jeweils inkl. Navigationsmöglichkeit)
Quickview auf den Prozess
Zugriff auf das Prozesscockpit mit allen prozessrelevanten Informationen

Dokumente

Anzahl der Dokumente im jeweiligen Status, Aufschlüsselung nach Dokumenttypen und Anzahl der Dokumente je Dokumenttyp
Overdue Management: Gültigkeit der Dokumente inkl. 90 Tage Forecast Darstellung
Drilldown bis auf Einzeldokumentebene mit Statusinformation zu Version, Life-Cycle Status, Dokumenttyp, letzte Änderung, meine Rolle und Details wie Anzahl Verweise und Referenzen, Anlagen, Varianten oder Sprachversionen
Schnellansicht auf das Einzeldokument und mitgeltenden Anlagen
Direktzugriff auf das Dokument mit Sicht auf alle multiperspektivischen Kerninformationen wie zum Beispiel mitgeltende Anlagen, Änderungsvorschläge, Versionshistorie, Verteiler, Status zur Kenntnisnahme (Personen, Einstellungstermin, Vorgabetermin, Erledigungstermin), Referenzen, Kommentardokumente, Verwendungsnachweis, Änderungshistorie, Zugriff auf ältere Versionen

Verbesserungen und Normen

Anzahl Prozesse, Anzahl Verbesserungspotenziale, Anzahl Maßnahmen
Darstellung des jeweiligen Status von Prozessen (in Bearbeitung, abgeschlossen)
Übersicht über relevante Normen, Standards und Gesetze
Darstellung der normenbezogenen Inhalte mit zugeordneten Prozessen und Dokumenten, bevorstehenden/laufenden Audits sowie dokumentierten Feststellungen und laufenden Maßnahmen

Risiken

Visualisierung des durchschnittlichen Schadenerwartungswertes sowie der Gesamtsumme aller Schadenerwartungswerte
Anzahl freigegebener Risiken und im jeweiligen Bearbeitungsstatus
Grafische Darstellung der Anzahl eingeleiteter Maßnahmen zur Reduktion von Risiken und in ihrem jeweiligen Bearbeitungsstatus
Drilldown mit listenförmiger Ansicht der jeweiligen Risiken mit ihrem Wert, Typ und zugeordneter Maßnahmen

Compliance und Sicherheit

Revisionssichere Speicherung aller Informationsobjekte und Daten
Umfassendes Berechtigungskonzept zur Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards
Rechtzeitige Benachrichtigung/ Erinnerung vor Ablauf von Gültigkeiten an die Eigner von Dokumenten oder Prozessen
Eskalationsauslösung ab Erreichen kritischer Zeitpunkte (definierbar pro Objekttyp)
Verschlüsselung – Bereits signierte oder freigegebene Dokumente können in der jeweiligen Version nicht mehr bearbeitet werden
De- und Reaktivierung von Benutzeraccounts
Kontrollierte, nachvollziehbare Workflows zur unternehmensweiten Systematisierung
Mobil-fähig
Umfassende Stammdatenverwaltung
Für die Life Science:
- Konformität zu 21 CFR Part 11 (Electronic Records, Electronic Signatures)
- Validation Package (Services und Content zurGxP/ FDA Compliance)

Validierung und Compliance konsequent im Blick

DHC VISION ist speziell für den Einsatz in hochregulierten Branchen konzipiert. So erfüllt die Lösung technologisch wie auch fachlich (Business Prozesse) die GxP Guidelines und Richtlinien der FDA, EMA, PIC/S oder ICH sowie den 21 CFR Part 11. Zur Validierung des Systems steht das Validation Package bereit. Bestehend aus den Validation Accelerators (vollständiges Dokumentationsset zur Validierung) und den Validation Services zur Anpassung der Dokumentation an Ihre individuelle Situation.

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Einblick in unsere Kundenbeziehungen

„Durch DHC VISION können wir unser Prozessmanagement weltweit standardisiert ausrollen und haben trotzdem die Flexibilität, um auf lokale Besonderheiten ohne große Aufwände Rücksicht zu nehmen.“

Thomas Schürmann
Beumer Group

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Alle Prozesse des Prozess- und Qualitätsmanagements und den vollständigen Funktionsumfang haben wir Ihnen kompakt in dem Factsheet zum DHC VISION PQM zusammengefasst.

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SOP Control

Die optimale Lösung zur digitalen Verwaltung und Lenkung Ihrer Vorgabedokumentation. Sicher, kontrolliert, nachvollziehbar und regulatorisch-konform (u.a. 21 CFR Part 11).

Training

Die perfekte und nahtlos integrierbare Ergänzung zum SOP Management. Die digitalen Prozesse setzen neue Maßstäbe in der „Training Compliance“ setzen.

Capa

Automatisierte Steuerung von Corrective und Preventive Actions. Damit keine Maßnahme vergessen wird, bis zur vollständigen Umsetzung.

ABWEICHUNGEN

Systematische und kontrollierte Dokumentation, Analyse und Behebung von Abweichungen zur Verbesserung der Qualität und Einhaltung von Vorschriften.

IKS

Dokumentation und automatisierte Steuerung der Kontrolldurchführung und Kontrolltestung. Unerlässlicher Bestandteil des professionellen GRC-Management.

Audit

Unverzichtbar für ein Integriertes Managementsystem. Der gesamte Auditprozess ist digital sowie benutzerfreundlich gestaltet. Die ideale Ergänzung zu den übrigen Q-Modulen.

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