Professional Services

Projektmanagement und Lead Consulting

Ausgehend von dem gemeinsam erarbeiteten Projektverständnis begleiten wir Kunden bei der Planung, Durchführung und Überwachung der Projekt-bezogenen Aufgabenstellungen. Dabei liegt unser Fokus auf den verschiedenen Beziehungen zwischen den verschiedenen Stakeholder, u.a. den Anwendern, Fachbereichs-, Systemverantwortlichen und ihren jeweiligen Motivationen, Herausforderungen und Zielen. Alle wichtigen Abläufe und erzielten Ergebnisse werden dabei Zeit- und Zielgruppen-gerecht visualisiert und kommuniziert. Wir verstehen uns als Berater und Lösungsfinder auf Augenhöhe – nicht als One-Size-Fits-All-Consultants. Wir leiten Projekte ergebnisorientiert im Sinne unseres Mandats mit der Haltung nicht aus jeder Mücke einen Elefanten zu machen. Wir beherrschen die Kunst des Machbaren im Rahmen des wirtschaftlich Sinnvollen.

Prozessoptimierung und -automatisierung

Es ist immer sinnvoll, bestehende Prozesse zu überdenken, egal, ob ein bestehendes System abgelöst werden soll oder ob es um Digitalisierung bisher überwiegend papierbasierter und manueller Verfahren geht. Was über Jahre gewachsen ist, bedarf einer durchaus kritischen Reflektion.

Systemimplementierung

Voraussetzung für eine erfolgreiche Softwareimplementierung ist eine dem Projekt angemessene Einführungsmethode. Aufwendige Spezifikationsphasen (Blueprint) mit umfassenden Änderungen – sogenanntes Customizing – d.h. durch Softwareentwicklung, versuchen wir zu vermeiden. Um die Software in Betrieb nehmen zu können, werden grundlegende Systemeinstellungen durch Konfiguration vorgenommen. Thematische Schwerpunkte sind die Abstimmung der konkreten Anwendungsaspekte wie zum Beispiel die Berücksichtigung der Corporate Identity und die Mandantenstruktur als Abbild der Organisationsstruktur mit Rollen und (Zugriffs) Berechtigungen, Datensichten, Spracheinstellungen, Workflows und Benachrichtigungen. Handelt es sich bei dem gewünschten Betriebsszenarien um die Nutzung von DHC VISION in der Infrastruktur des Kunden, begleiten wir den Deploymentprozess von der Planung der technischen Lösungsarchitektur, über die Installation, Integration bis zum laufenden, technischen Applikationssupport.

Migration Services

Zuverlässige Dienstleistungen zur Migration sind wichtig. Im Implementierungsprojekt geht es oft um den Import von bestehenden Daten aus Vorgängersystem nach DHC VISION. Im laufenden Betrieb braucht man sie für Upgrades auf höhere Releases von DHC VISION.

Migration von Bestandsdaten

Wenn vorhandene Daten aus ursprünglichen Drittsystemen einmalig oder zyklisch überführt werden müssen, hilft unsere bewährte Methodik und die dazu gehörenden Services. Von uns selbst entwickelte Werkzeuge sind speziell auf die Anforderungen des regulierten Umfeldes und auf DHC VISION ausgerichtet. Sie sichern den reibungslosen Import von Daten. Wir führen Migrationen nachvollziehbar und vollständig dokumentiert durch. Die speziellen Anforderungen im validierten Umfeld kennen wir. Unsere Expertise und unsere Tools sind in über 100 Migrationsprojekten entstanden. Wir importieren Dokumente, Richtlinien und Anhänge, Historien, Trainings, Risiken, Normen, Non-Conformities, CAPAs oder sonstige Daten samt Metadaten.

Zunächst analysieren unsere Spezialisten im Rahmen eines Screenings die Daten. Die konkrete Vorgehensweise sowie die Methodik zur Migration legen wir dann zusammen mit dem Kunden fest. Ergebnis ist eine ausführliche Spezifikation inklusive einer Risikoanalyse und einer konkreten Aufwandsermittlung zur Umsetzung der Migration. Wir führen die Datenmigration (den Import) durch, übernehmen aber auch optional die Aufbereitung, Vereinheitlichung oder das Mapping von Attributen und Metadaten der zu importierenden Daten. Prüfungen auf linguistische Korrektheit oder Vollständigkeit von Metadaten runden unser Serviceportfolio ab.

Migration auf höhere DHC VISION Releases

Unseren Kunden stellen wir neue Softwarestände im Rahmen der Wartungsvereinbarung bereit. Upgrades oder Updates implementieren wir je nach Nutzungs- oder Betriebsmodell für unsere Kunden, wenn entsprechende Vereinbarungen über „Managed Services“ bestehen. So bleibt die Software stets auf dem aktuellen Stand.

Integration Services

Das DHC VISION Integration Framework ist die zentrale Stelle für die Interaktion von DHC VISION mit anderen Systemen (bspw. ERP-System) oder zur Anbindung an zentrale Benutzerverwaltungen (AD). Wir konzipieren spezifische Use Cases, unterziehen sie einer fachlichen und technischen Bewertung und analysieren die besonderen Anforderungen an integrierte Prozesse. Auf dieser Basis entwickeln wir dann die passenden Schnittstellen.

Bei einer Integration von DHC VISION mit anderen Anwendungssystemen ergeben sich vielfältige Nutzen- und Synergiepotenziale: Der Compliance Level lässt sich verbessern; Prozesse zur Einhaltung von Regularien können effizienter gestaltet werden; ganzheitliche Abläufe in integrierten Systemen lassen sich realisieren.

Exemplarische und bereits umgesetzte Closed Loop Szenarien:

Digitale GMP-Herstelldokumentation – Einfache und lückenlose Erstellung der Master Batch Records bis zur Bereitstellung für die Produktion

In DHC VISION werden Herstellanweisungen, Prüfvorschriften, Prüfprotokolle sowie Verpackungsvorschriften komplett digital und GMP-konform verwaltet; teilweise automatisiert generiert. Via Nachtverarbeitung werden alle am Tag freigegebenen Herstellunterlagen (Delta-Abgleich) exportiert und regulatorisch konform der Produktion bereitgestellt. Chargennummern werden gleichzeitig aus dem ERP System in die zugehörigen Dokumente gedruckt. Die DHC VISION Smart Document Logistic stellt sicher, dass immer die aktuell freigegebenen Herstellvorschrift mit den relevanten Produktions-/Chargendaten ergänzt und in der Produktion verwendet wird.

Der systemübergreifende Prozess zur nachvollziehbaren Zusammenstellung/Verwaltung der Herstelldokumentation oder -vorschriften von Arzneimitteln wird deutlich beschleunigt; Prozessrisiken auf ein Mindestmaß reduziert.

Unternehmensübergreifendes Normenmanagement – Automatisierte Bereitstellung jeweils aktueller Normen, Regelwerke und Dokumente für Lieferanten, Dienstleister und Kunden

Die Vorgabedokumentation wird in DHC VISION einfach erstellt, sicher geprüft, nachvollziehbar genehmigt, zielsicher freigegeben sowie adressatengerecht verteilt. Als organisationübergreifendes QMS werden die Regelungen nicht nur intern kommuniziert, sondern auch extern, Lieferanten, Kunden oder Partnern bereitgestellt. Jeweils tagesaktuell haben Lieferanten oder Dienstleister Zugriff auf ein Portal mit allen gültigen Regelungen oder bspw. Werknormen. Vereinbarungen oder Verträge mit Dienstleistern werden lückenlos nachvollziehbar mit den jeweils gültigen bspw. Werknormen verknüpft verwaltet.

Kontrollierte und nachvollziehbare Verwaltung und Distribution von Leistungsverzeichnissen für den Einkauf– Ausweitung eines IMS entlang der Lieferkette

Moderne Qualitäts- und Compliance Managementsysteme umfassen heutzutage nicht mehr nur die interne Welt sondern das gesamte Unternehmensnetzwerk. So werden zunehmend auch Rahmenvertragspartner oder potentielle Lieferanten vom System erfasst. Entweder aktiv als Autoren/Redakteure oder passiv als Konsumenten. In vorliegendem Szenario nutzt der Einkauf standardisierte Verfahren und DMS-Funktionen von DHC VISION, um die nach den Regelungen des GEAB erstellten Leistungsverzeichnisse zu versionieren, mit der weiteren Dokumentation zusammenzuführen und zielgruppengerecht zu verteilen. Der gesamte LV-Life-Cycle bis hin zur Distribution ist einfach und komplett nachvollziehbar. Die Bereitstellung der Leistungsverzeichnisse erfolgt automatisch, per Nachtlauf. Neue oder aktualisierte Leistungsverzeichnisse werden in ein „Lieferantenportal“ exportiert, sodass Rahmenvertragspartner die jeweils aktuellen Leistungsverzeichnisse tagesaktuell downloaden können.

Im Energiesektor erhalten bspw. Stadtwerke und andere Anspruchsgruppen temporären Zugang zur Dokumentation bestehend aus MS Office, PDF und/oder GEAB-Dateien.

SAP/ERP-Schnittstelle zum Austausch sowie zur Auswertung und Generierung von Stammdaten

In den kontrollierten Prozessen eines integrierten QMS wie dem CAPA Management, Abweichungsmanagement, Change oder Audit Management aber auch dem SOP Management ist der Zugriff auf Stammdaten wie CHARGEN und MATERIALIEN unerlässlich. Typische Attribute / Eigenschaften sind hier u.a. Chargennummer, Materialnummer, Herstelldatum, Verfallsdatum/MHD, Chargengröße, VE-Datum, Materialart, Materialname, Materialnummer, Materialstatus oder die Darreichungsformen. Geführt werden diese Informationen in aller Regel in ERP-Systemen. DHC VISION verfügt deshalb über eine Schnittstelle, um periodisch, typischer Weise täglich, die Daten aus dem SAP ERP nach DHC VISION zu überführen. Dabei kann alternativ jeweils ein Delta-Import oder Full-Import realisiert werden. Zur Identifikation der Veränderungen dienen Primärschlüssel, welche auf ein eindeutiges und über den Zeitverlauf stabiles Merkmal (bspw. Materialnummer) abzielen.

Data Analytics

Wer die Welt der Listen hinter sich lässt und beginnt nach aussagekräftigen Kennzahlen zu fragen, den begleiten wir gerne in diesem spannenden und unmittelbar wirtschaftlich wirksamen Feld. Für die einzelnen DHC VISION Lösungen, wie z.B. SOP, Audit, CAPA liefern wir vorbereitete DHC VISION Data Marts. Diese stellen den Datenausschnitt für die jeweilige Domäne über Standardschnittstellen bereit. Unsere Data Marts können somit an Branchen-übliche BI-Systeme angebunden werden und fügen sich in bestehende Business Analytics Eco-Systeme nahtlos ein. Weit über die einfache Datenverdichtung und die Berechnung von KPIs hinausgehend, bieten wir uns als Sparrings-Partner für das Management und die Fachbereichsleitungen an. Im Dialog mit ihnen erarbeiten wir die relevanten Fragen „Was ist passiert und warum?“ und die dazu passenden, zielgruppengerechte Visualisierungen und nähern uns damit den Antworten auf die Fragen „Was wird als nächste passieren?“ und „Was sollte ich nun tun?“.

Training und Performance Services

Eine passende Lösung zu entwickeln und zu implementieren, ist das eine; Mitarbeiter in ihren unterschiedlichen Rollen richtig zu schulen, das andere. Erst wenn diese beiden Aspekte richtig aufeinander abgestimmt sind, ergibt sich ein „perfect match“. Daher erstellen wir kundenspezifische Lern- und Trainingskonzepte und Trainingsunterlagen, die speziell auf unterschiedliche Zielgruppen ausgerichtet sind. Da wir nicht besser wissen, was die Nutzer in einem Unternehmen benötigen, bieten wir „User Clinics“ an und erarbeiten mit unseren Kunden den jeweils spezifischen Trainingsbedarf. Wir arbeiten immer kundenzentriert! Das spiegelt sich auch in den konkreten Schulungseinheiten wider, die wir zielgruppenorientiert konzipieren und rollenbasiert durchführen. Einen nachhaltigen Trainingserfolg erreichen wir über „Quickguides“ zur jeweiligen Lösung: „Schritt für Schritt“-Anleitungen führen Nutzer durch ausgewählte Prozesse in der Software. Ob dabei multimediale Technologien zum Einsatz kommen sollen oder detaillierte Prozessbeschreibungen mit Screenshots aus der jeweiligen Lösung das Richtige sind, entscheiden unsere Kunden. Wir können beides.

Einmal lernen und dann anwenden – so werden traditionelle Trainingskonzepte gerne gestaltet. Die Realität sieht allerdings etwas anders aus: Was im Training gelernt wird, ist schnell wieder vergessen; der Transfer in die Anwendung ist kompliziert. Wir setzen dagegen auf kontinuierliche Begleitung von Nutzern bei der Arbeit mit der Software – auch nach einer initialen Schulung. „Quickguides“ unterstützen bei Bedarf, kleine „Microlearning“-Einheiten veranschaulichen Prozesse und Interaktionen; prozess- und arbeitsplatzintegrierte Informationseinheiten begleiten den Nutzer und leisten den so wertvollen „Performance Support“. Unsere „Content Services“ bieten Beratung bei der Gestaltung eines ganzheitlichen Trainingskonzepts und bei Bedarf auch die (multimediale) Umsetzung.

Ein ganzheitliches Trainingskonzept ist weit mehr als eine reine Produktschulung. Es basiert auf einer klaren Definition von Zielgruppen und Rollen; es nimmt die Domäne in den Blick und schärft das Bewusstsein für fachliche Aspekte. Auch ist es auf Akzeptanz der neuen Lösung ausgerichtet, indem es einen klaren Bezug der digitalen Lösung zu Unternehmenszielen herstellt und die Ziele des Projekts zur Einführung eines digitalen Qualitätsmanagements deutlich macht. Ohne Verständnis von Mitarbeitern dafür, was mit einer digitalen Lösung erreicht werden will, bleibt jeder Versuch einer rein funktional orientierten Schulung ohne wesentliches Ergebnis. Daher ziehen wir auch kein vorgefertigtes Trainingskonzept aus der Tasche; wir erarbeiten es zusammen mit unseren Kunden – im Interesse von Effizienz in der Umsetzung, Effektivität im Ergebnis und Nachhaltigkeit in der Anwendung.

After Go-Live Services und Hyper Care

Während des Implementierungsprojektes hat sich das gesamte Projektteam auf ein Hauptziel konzentriert: Dem Go-Live. Der Go-Live-Termin ist jedoch nur ein wichtiger Meilenstein für den Erfolg einer Softwareeinführung neben anderen. Wichtig ist auch, die Phase danach in den Blick zu nehmen: Denn obwohl Schulungen viele Akzeptanzrisiken und Nutzungsprobleme mindern können, ist häufig auch nach der Inbetriebnahme einer Lösung zusätzliche Verstärkung erforderlich. Das zeigt die Erfahrung: Unmittelbar nach dem Go-Live und mit der Übergabe der Verantwortung vom Projektteam an die Supportorganisation sind die überwiegende Anzahl der dem Support gemeldeten Probleme eher auf Unverständnis in der Arbeit mit dem System als auf ein technisches Problem der Software zurückzuführen. An die Inbetriebnahme sollte sich daher eine sogenannte „Hyper Care“-Phase anschließen, in der Nutzer begleitet werden und zusätzliche Unterstützung und Betreuung im konkreten Arbeitskontext bekommen. In solchen Fällen setzen wir Mitarbeiter aus dem Kernprojektteam für diese „Hyper Care“-Phase ein. Sie kennen das Projekt und die entwickelte Lösung am besten; und sie sind in der Lage prozess- und systembezogene Fragen schnell und kompetent zu beantworten.