DHC VISION die moderne Lösung für die SFO der Finanzinstitute

Banken, Versicherungen bzw. Finanzinstitute allgemein sind dazu verpflichtet, ein funktionsfähiges und angemessenes Anweisungswesen bzw. Organisationshandbuch in Form einer “Schriftlich fixierten Ordnung”, kurz SFO, nachzuweisen. Die SFO dient Finanzinstituten der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und sichert den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb kontinuierlich ab. Seit über 20 Jahren setzt die hochregulierte Welt auf DHC VISION als modernes, smartes und verlässliches Managementsystem für die Organisation und das Qualitätsmanagement zur Einhaltung komplexer Compliance-Anforderungen.

Auch für die regulierte Finanzindustrie liefert DHC VISION die optimale Unterstützung zur Digitalisierung der gesamten Vorgabedokumentation. Gerade in Zeiten einer dezentralen Arbeitswelt mit Homeoffice-Regelungen stieg die Relevanz in diesem Bereich auf ein neues Level.

Was beinhaltet die SFO?

Die SFO-Vorgaben sind nicht neu und kommen von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin). Sie ist im Kern in den Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) sowie dem KWG formuliert. Die SFO stützt sich dabei auf die AT5 Organisationsrichtlinien der MaRisk. Demnach haben die Institute zu gewährleisten, dass alle Aktivitäten auf Grundlage dokumentierter Anweisungen, Richtlinien oder Ablaufbeschreibungen, also entlang der Schriftlich fixierten Ordnung erfolgen.  Die inhaltliche Ausgestaltung obliegt dabei dem Institut und hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikograd des Prozesses ab.


Die SFO muss

  • allen relevanten Mitarbeitern in einer geeigneten Weise bereitgestellt werden,
  • stets in der aktuellen Fassung zur Verfügung stehen und
  • rechtzeitig an neue Rahmenbedingungen aktualisiert werden.

Inhaltlich hat die SFO im Kern Regelungen hinsichtlich

  • der Aufbau- und Ablauforganisation inkl. der Zuweisung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten,
  • der Internen Revision,
  • der Gestaltung Risikosteuerungs- und Controllingprozesse und
  • der Compliance-Konformität zu treffen.

Wie werden regulatorisch konforme SFO-Prozesse mit DHC VISION umgesetzt?

Um den rechtlichen Bestimmungen und regulatorischen Anforderungen zu entsprechen werden in der SFO eine Vielzahl Dokumente, Prozessbeschreibungen und zugehörige Informationen erzeugt. Eine händische Verwaltung von Dokumenten ist schwierig, schwerfällig sowie fehlerbehaftet und stellt vor allem (Betriebs-) Organisationen, das QM oder die Revision vor große Herausforderungen. Die Folgen sind möglicherweise gravierende Auswirkungen auf Sicherheit, die Umwelt, Kunden und letztlich auf das Institut und seinen Geschäftsbetrieb insgesamt. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen im Dokumentenmanagement bieten dagegen Sicherheit.

Dafür liefert DHC VISION leistungsfähige und moderne Lösungen. Das Dokumenten-Management-System (eDMS) beheimatet differenzierte Workflows und solide Prozesse, die gewährleisten, dass Anweisungen und Richtlinien einfach erstellt, verlässlich geprüft, nachvollziehbar genehmigt, zielsicher freigegeben sowie adressatengerecht verteilt werden. Die digitalen Managementprozesse sind vollständig automatisiert. Dashboards und ein umfassendes Berichtswesen liefern den perfekten Überblick über den jeweils aktuellen Stand der Dokumentenverwaltung, über Gültigkeiten und laufende Prozesse. Das eDMS mit (Hand-) Buchdruckverfahren, Audit Trails, etc. ist dabei Teil einer integrierten Managementsystemumgebung. Diese ermöglicht die Verbindung zu weiteren Disziplinen und Aufgabenbereichen.

Mehr als ein eDMS | TRAININGS, PROZESSE, RISKEN, KONTROLLEN

Neben der reinen Verteilung und Bereitstellung der Dokumentation ermöglicht das DHC VISION TRAINING Management die Mitarbeiter in den relevanten Inhalten auch zu schulen. Komplett elektronisch. Damit schlägt DHC VISION die Brücke zwischen Dokumentenverwaltung /-lenkung und dem Trainingsmanagement.

Weiterhin ist die nahtlose Integration der papierlosen Verwaltung der Vorgabedokumentation, von Handbüchern und Formularen mit dem Prozessmanagement sichergestellt. Das DHC VISION PROZESS Management stellt alle notwendigen Werkzeuge und Methoden zur Modellierung, Kommunikation, Messung sowie kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse bzw. der Prozesslandschaft und auch Aufbauorganisation zur Verfügung. DHC VISION PROZESS ermöglicht zudem die Dokumentation, Bewertung und Steuerung von Risiken und zugehörigen Kontrollen oder Maßnahmen. Normen lassen sich dokumentieren und Prozessen, Organisationseinheiten oder auch Dokumenten zuordnen, wodurch DHC VISION eine Übersichtsmatrix generiert.

Last but not least: Den maximalen Nutzen aus dieser integrierten Systemumgebung wird durch den zusätzlichen Einsatz des DHC VISION IKS erreicht. Hier verbinden wir das Prozessmanagement und die SFO nahtlos mit dem Internen Kontrollsystem. So werden Kontrollen auf Prozessebene nahtlos in vorhandenen Geschäftsprozesse bzw. Prozessabläufe eingebettet und einem oder mehreren Prozessschritten zugeordnet. In diesem Falle erfolgt automatische eine grafische Repräsentation der Kontrollen im Prozessmodell. DHC VISION IKS insgesamt unterstützt den gesamten internen Kontrollprozess – von der Prozessdokumentation über die Erfassung und Bewertung von Risiken, der Definition und Durchführung zugehöriger Kontrollen bis hin zum Test der Kontrollen durch interne oder externe Personen (z.B. Wirtschaftsprüfer).

Lesen Sie hierzu auch  die Veröffentlichung „IKS erfolgreich einführen: Ein Praxisleitfaden für die Personalwirtschaft mit vielen Beispielen